Polisi Gweithredoedd Annerbyniol

Mae’r polisi hwn yn dynodi agwedd Comisiynydd Pobl Hŷn Cymru (y Comisiynydd) at y nifer cymharol brin o ymholwyr ac achwynwyr y mae eu gweithredoedd neu eu hymddygiad yn cael eu barnu’n annerbyniol.

Mae’r Comisiynydd yn croesawu pob cyswllt â’n swyddfa ac mae’n anelu at ddarparu gwasanaeth sy’n hygyrch i bawb. Fodd bynnag, rydym yn cadw’r hawl i gyfyngu neu newid y cyfle i gael gwasanaeth gan y Comisiynydd os bernir bod gweithredoedd neu ymddygiad unigolyn yn annerbyniol. 

Diffinio gweithredoedd annerbyniol

Cronnir gweithredoedd y mae’r Comisiynydd yn eu hystyried yn annerbyniol dan y tri phennawd bras canlynol: 

1. Ymddygiad ymosodgar neu ddifrïol: 
Gall hyn gynnwys bod yn anghwrtais, bygwth, trais corfforol, sarhad personol ar lafar, sylwadau difrïol a honiadau di-sail. Mae hefyd yn cynnwys unrhyw ymddygiad neu iaith arall (ar lafar neu ar bapur) a allai beri i staff deimlo ofn, bygythiad neu sarhad.
 
2. Gofynion afresymol
Gall hyn gynnwys unrhyw weithred neu ymddygiad sy’n gosod galwadau afresymol ar adnoddau’r Comisiynydd, megis cymryd gormod o amser staff ar draul unigolion neu swyddogaethau eraill.  Er enghraifft, mynnu ymatebion o fewn amserlenni afresymol, galwadau ffôn neu lythyrau di-baid, newid sylwedd ymholiad/cwyn yn barhaus neu godi pryderon amherthnasol.
 
3. Dycnwch afresymol
Gall hyn gynnwys dal ati o hyd i wrthod derbyn penderfyniad a wnaed yng nghyswllt cwyn neu ymholiad, gwrthod derbyn esboniadau ynglŷn â’r hyn y mae’r Comisiynydd yn gallu a ddim yn gallu ei wneud a pharhau i fynd ar drywydd mater heb gyflwyno unrhyw wybodaeth newydd. Bernir bod gweithredoedd ymholwyr/achwynwyr mynych yn annerbyniol pan fyddant yn cymryd yr hyn sydd, ym marn y Comisiynydd, yn ormod o amser ac adnoddau gan amharu ar allu’r Comisiynydd i ddarparu gwasanaeth i eraill.
 

Rheoli gweithredoedd annerbyniol

Mae gan staff y Comisiynydd sy’n cael profiad uniongyrchol o ymddygiad afresymol yr awdurdod i ddelio â’r ymddygiad yn y fan a’r lle mewn ffordd sydd, yn eu tyb hwy, yn briodol yn unol â’r polisi hwn.

Gan eithrio’r penderfyniadau uniongyrchol a gymerir adeg y math o ddigwyddiad a ddisgrifiwyd uchod, bydd y penderfyniad i gyfyngu ar y mynediad i’n swyddfa’n cael ei gymryd gan aelod o dîm Rheoli Strategol y Comisiynydd, a bydd y Comisiynydd yn cael gwybod am y penderfyniad hwnnw.

Pan ystyrir bod ymddygiad unigolyn yn annerbyniol, byddwn yn dweud wrthynt pam ein bod yn credu bod eu hymddygiad yn afresymol a byddwn yn gofyn iddynt ymddwyn mewn ffordd wahanol. Os yw’r ymddygiad annerbyniol yn parhau, byddwn yn cymryd camau i gyfyngu ar gyswllt yr unigolyn â’n swyddfa.

Bydd unrhyw gyfyngiadau a osodir yn briodol ac yn gyfatebol. Dyma’r opsiynau sydd fwyaf tebygol o gael eu hystyried:

  • gofyn am gyswllt ar ffurf benodol (er enghraifft, trwy lythyr neu e-bost yn unig); 
  • gofyn i’r cyswllt ddigwydd gyda swyddog a enwyd; 
  • cyfyngu galwadau ffôn i ddiwrnodau ac amseroedd penodol; 
  • gofyn i’r unigolyn ddod i gytundeb ynglŷn â’u hymddygiad; a/neu 
  • gofyn bod unrhyw gyswllt i’r dyfodol yn digwydd drwy drydydd parti. 
Ym mhob achos, byddwn yn ysgrifennu at yr unigolyn i esbonio pam ein bod yn credu bod eu hymddygiad yn annerbyniol, y camau yr ydym yn eu cymryd a pha mor hir y bydd y camau hynny’n parhau. Byddwn hefyd yn dweud wrthynt y cânt herio’r penderfyniad os nad ydynt yn cytuno ag ef. 

Amgylchiadau lle gallem derfynu cyswllt ag ymholwyr/achwynwyr

Pan fydd unigolyn yn mynnu parhau i gyfathrebu â ni ar ôl i’w ymholiad neu gŵyn gael ei gau, gallem benderfynu terfynu ein cyswllt â’r unigolyn hwnnw. Mewn achosion o’r fath, byddwn yn darllen pob gohebiaeth gan yr unigolyn hwnnw, ond heblaw bod tystiolaeth newydd yn cael ei chyflwyno sy’n effeithio ar ein penderfyniad yn yr achos dan sylw, byddwn yn cydnabod yr ohebiaeth ac yn ei gosod ar y ffeil gan nodi nad oes angen cymryd unrhyw gamau pellach.

Bydd ymholiadau neu gwynion newydd gan unigolyn, sy’n dod o fewn y polisi gweithredoedd afresymol hwn oherwydd eu dycnwch afresymol, yn cael eu trin yn ôl eu teilyngdod.

Mae bygwth neu ddefnyddio trais corfforol, sarhad llafar neu aflonyddu yn erbyn staff y Comisiynydd yn debygol o arwain at derfynu pob cyswllt uniongyrchol â’r unigolyn, a therfynu unrhyw ymchwiliad i’w hymholiad neu gŵyn. Gellir riportio digwyddiadau i’r heddlu. Bydd hyn yn digwydd yn ddieithriad mewn unrhyw achos o drais corfforol neu fygythiad o drais corfforol.

Apelio yn erbyn penderfyniad i gyfyngu ar gyswllt

Gall unigolyn apelio yn erbyn penderfyniad i gyfyngu ar gyswllt. Bydd aelod o’r Uwch Dîm Rheoli nad oedd yn rhan o’r penderfyniad gwreiddiol yn ystyried yr apêl. Byddant yn hysbysu’r unigolyn, trwy lythyr, naill ai bod y trefniadau cyswllt cyfyngedig dal mewn grym neu y cytunwyd i gymryd camau gweithredu gwahanol.

Pan fydd penderfyniad i gyfyngu ar gyswllt wedi’i gymryd neu ei ategu gan y Comisiynydd, mae’n derfynol.

Cofnodi ac adolygu penderfyniad i gyfyngu ar gyswllt

Mae’r Comisiynydd yn cofnodi pob achos o weithredoedd annerbyniol gan unigolion. Pan benderfynir cyfyngu ar gyswllt, nodir hyn mewn datganiad yn y cofnodion perthnasol.

Gellir ailystyried penderfyniad i gyfyngu ar gyswllt os yw’r unigolyn yn dangos eu bod yn gallu ymddwyn mewn ffordd fwy derbyniol. 


Atodiad A: Terfynu galwadau ffôn difrïol – ein cyngor i staff

Egwyddor

Mae’r Comisiynydd yn disgwyl i staff fod yn gwrtais â phawb y maent yn gweithio â hwy ac mae’n disgwyl y byddant hwythau, yn eu tro, yn cael eu trin â’r un parch. 

Beth yw galwad ffôn ddifrïol?

Mae bod yn anfoesgar, bygwth, gwneud sylwadau personol difrïol, haeriadau di-sail a gweiddi i gyd yn gallu bod yn ymddygiad difrïol dros y ffôn. Mae hefyd yn cynnwys unrhyw ymddygiad neu iaith arall sy’n peri i’r aelod arbennig hwnnw o staff deimlo ofn, bygythiad neu eu bod yn cael eu sarhau.

Agwedd tri cham

Mae’r Comisiynydd wedi mabwysiadu agwedd tri cham er mwyn galluogi i staff y Comisiwn reoli galwad ffôn ddifrïol mewn ffordd briodol: 

1. Ymddygiad difrïol cyntaf:  
dweud wrth yr unigolyn bod eu hymddygiad yn cael ei ystyried yn ddifrïol a rhoi cyfle i’r unigolyn addasu eu hymddygiad.

2. Ail ymddygiad difrïol: 
ailadrodd y rhybudd uchod a dweud wrth yr unigolyn y bydd yr alwad ffôn yn cael ei therfynu os bydd yr ymddygiad difrïol yn parhau.

3. Trydydd ymddygiad difrïol: 
dweud wrth yr unigolyn bod yr alwad yn mynd i gael ei therfynu a dod â’r alwad i ben.

Noder – mewn achosion eithafol, er enghraifft bygwth trais, mae hawl gan staff derfynu’r alwad yn syth, gan ei bod hi’n rhesymol credu bod hyn yn ymateb priodol.

Camau nesaf

Cyfeirio’r mater at eich rheolwr/wraig llinell, a byddant hwy yn ystyried yr opsiynau ar gyfer cyfyngu ar gyswllt i’r dyfodol/riportio’r digwyddiad yn unol â’r polisi hwn.