Polisi Mynediad at Wybodaeth

Cyflwyniad

Mae’r polisi hwn yn dynodi agwedd y Comisiynydd Pobl Hŷn (y Comisiynydd) tuag at y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth (y Ddeddf) a deddfwriaeth berthnasol.

Agwedd tuag at fod yn agored

Mae’r Comisiynydd yn cydnabod bod mynediad at wybodaeth swyddogol er lles y cyhoedd.

Mae’r Comisiynydd yn ceisio sicrhau bod y ffordd yr ydym yn gweithio fel sefydliad mor dryloyw â phosib er mwyn i’r cyhoedd ddeall yn well sut mae hi’n cyflawni ei swyddogaethau tra’r parchu, yr un pryd, breifatrwydd unigolion sy’n troi atom. Y polisi yw bod mor agored â phosib a darparu’r wybodaeth y gofynnwyd amdani, heblaw bod rhesymau dilys dros beidio.

Yn ogystal â chwrdd â gofynion y Ddeddf a deddfwriaeth berthnasol, mae’r Comisiynydd yn ymroddedig i ddefnyddio iaith glir a phlaen a chynhyrchu dogfennau hygyrch, hawdd eu darllen.

Cwrdd â rhwymedigaethau dan y Ddeddf a deddfwriaeth berthnasol

Bydd y Comisiynydd, cyn belled ag y bo hynny’n rhesymol ac yn ymarferol:
  • Yn rhoi cyngor a chymorth i bobl sy’n ceisio gwybodaeth 
  • Yn ymgynghori â thrydydd partïon ynglŷn â cheisiadau
  • Yn darparu cymaint o wybodaeth â phosib, heblaw bod y ddeddfwriaeth wedi gosod cyfyngiad ar y wybodaeth honno
  • Yn ymateb yn brydlon
  • Yn darparu gwybodaeth yn y ffurf y gofynnwyd amdani
  • Yn dryloyw ynglŷn â thaliadau, ac ond yn codi tâl pan fydd raid
  • Yn archwilio ac yn darparu ymatebion amserol ac ystyriol i gwynion ynglŷn â sut y cafodd ceisiadau am wybodaeth eu trin

Darparu cyngor a chymorth

Bydd y Comisiynydd, cyn belled ag y bo hynny’n rhesymol, yn darparu cyngor a chymorth i’r rhai sy’n ceisio mynediad at y wybodaeth sydd yn ei meddiant.
Ceir cyngor ynglŷn â sut i wneud cais ar y wefan http://www.olderpeoplewales.com/

Os oes anabledd, er enghraifft, yn rhwystro rhywun rhag gallu cyflwyno eu cais dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth trwy lythyr, gwneir cofnod ysgrifenedig o unrhyw gais a wneir dros y ffôn, a chadarnheir hyn gyda’r sawl sy’n gwneud y cais. O hynny ymlaen, mae’r cais yn cael ei ystyried yn gais ysgrifenedig.

Mae gwybodaeth ynglŷn â’r gwahanol fathau o wybodaeth y mae’r Comisiynydd yn eu cyhoeddi fel mater o drefn i’w chael ar y wefan http://www.olderpeoplewales.com

Ymgynghori â thrydydd partïon

Os yw’r wybodaeth y gofynnwyd amdani’n cynnwys gwybodaeth a roddwyd i ni gan drydydd parti, fel arfer, bydd rhaid ymgynghori â phawb perthnasol er mwyn helpu i sicrhau bod eu hawliau’n cael ystyriaeth briodol. Y Comisiynydd, yn y pen draw, fydd yn penderfynu a yw’r wybodaeth i’w datgelu neu beidio.

Darparu gwybodaeth, ac eithriadau

Mae deddfwriaeth mynediad at wybodaeth yn gorfod cydbwyso bod yn fwy agored ar y naill law â’r angen i amddiffyn gwybodaeth lle byddai ei datgelu’n achosi niwed neu’n groes i les y cyhoedd ar y llall. Mae’r ddeddfwriaeth yn cydnabod nad yw hi’n briodol i’r holl wybodaeth sydd gan y Comisiynydd fod ar gael i’r cyhoedd.  O’r herwydd, mae peth gwybodaeth wedi’i heithrio rhag datgeliad dan y ddeddfwriaeth, yn amodol ar brawf er lles y cyhoedd, pan fo hynny’n berthnasol. Mae eithriadau o’r fath yn cynnwys sefyllfa lle bod y wybodaeth y gofynnwyd amdani wedi dod i feddiant y Comisiynydd wrth iddi gyflawni un o’i swyddogaethau; gwybodaeth bersonol; a gwybodaeth a sicrhawyd yn gyfrinachol.

Rhesymau eraill dros wrthod eich cais

Gall y Comisiynydd hefyd wrthod eich cais am wybodaeth:

  • Os yw amcangyfrif y gost o gydymffurfio y tu hwnt i’r terfyn a bennwyd, sef £450;
  • Os, ar ôl ceisio eglurhad o’ch cais, bod dim modd canfod y wybodaeth yr ydych yn chwilio amdani;
  • Os mai prif bwrpas eich cais yw achosi niwed neu niwsans yn hytrach na chael gwybodaeth;
  • Os oes gwybodaeth gyffelyb wedi’i rhoi i chi’n ddiweddar.

Bydd y rheswm dros beidio â throsglwyddo’r wybodaeth y gofynnwyd amdani i chi yn cael ei esbonio bob tro. 

Ymateb yn brydlon

Ymatebir i geisiadau am wybodaeth yn brydlon a, beth bynnag, o fewn 20 diwrnod gwaith. Gellir ymestyn yr amserlen hon dan amgylchiadau penodol. Mae diwrnod gwaith yn golygu unrhyw ddiwrnod heblaw dydd Sadwrn, dydd Sul, Dydd Nadolig, Gwener y Groglith neu ŵyl banc.

Pan fydd angen ymestyn y cyfnod ymateb, er enghraifft, er mwyn ystyried y prawf lles y cyhoedd, bydd y Comisiynydd yn ysgrifennu atoch i esbonio pam, gan roi dyddiad newydd i chi.

Os oes nodyn o gais a wnaed dros y ffôn wedi’i baratoi gan aelod o staff ar ran y ceisydd, bydd yr 20 diwrnod gwaith yn dechrau pan fydd y sawl sy’n gwneud y cais wedi’i gadarnhau.

Trosglwyddo ceisiadau

Nid yw’r Comisiynydd yn gallu darparu gwybodaeth nad yw yn ei meddiant. Os bydd y wybodaeth ym meddiant awdurdod cyhoeddus arall, fe’ch hysbysir nad yw’r wybodaeth yn ein meddiant ni, a byddwn naill ai’n awgrymu bod y cais yn cael ei anfon at yr awdurdod sy’n debygol o feddu arni; neu, os yw hynny’n briodol a’ch bod chithau’n cymeradwyo, byddwn yn trosglwyddo’r cais yn uniongyrchol.

Darparu gwybodaeth yn y ffurf y gofynnwyd amdani

Bydd ceiswyr, fel arfer, yn derbyn gwybodaeth naill ai yn Gymraeg neu yn Saesneg, a naill ai ar bapur neu mewn fformat electronig, yn ôl eu dymuniad. Bydd y Comisiynydd yn cynhyrchu dogfennau yn Gymraeg ac yn Saesneg ac yn unol â Chynllun Iaith Gymraeg y Comisiynydd, a bydd hefyd yn darparu copïau print bras, braille a thapiau sain o eitemau sydd ar gael, dim ond i chi ofyn, lle bo hynny’n ymarferol.

Codi tâl am wybodaeth

Yr unig dâl y bydd y Comisiynydd yn gofyn amdano yw costau llungopïo, argraffu a phostio, os yw hynny dros £10.

Eithriad arall yw pan amcangyfrifir bod cost darparu’r wybodaeth dros £450, fel y diffinnir yn y rheoliadau dan y Ddeddf. Dan amgylchiadau o’r fath, cyfrifir y gost yn unol â’r rheoliadau hynny, ac fe’ch hysbysir o’r swm y byddai angen i chi ei dalu. 

Pan fydd y costau amcangyfrifiedig ar gyfer eich cais yn mynd dros y terfyn o £450, gallwn eich helpu i symleiddio eich cais fel ei fod yn dod o fewn y terfyn costau.

Y drefn gwyno

Er y bydd y Comisiynydd yn darparu’r wybodaeth y byddwch yn gofyn amdani bob tro y bydd hynny’n bosib, mae peth gwybodaeth sydd yn ei meddiant wedi’i heithrio rhag cael ei datgelu. Os yw eich cais am wybodaeth yn cael ei wrthod, byddwch yn derbyn esboniad ysgrifenedig yn nodi’r rhesymau dros y penderfyniad. Os ydych chi’n anfodlon â’r ymateb neu â’r ffordd y deliwyd â’ch cais, dylech ysgrifennu at:

Y Rheolwr Cwynion
Comisiynydd Pobl Hŷn Cymru
Adeilad Cambria
Sgwâr Mount Stuart
Caerdydd  
CF10 5FL

Neu anfon e-bost at: ask@olderpeoplewales.com

Mae’r Comisiynydd yn anelu at roi ateb llawn i’ch cwyn o fewn 20 diwrnod gwaith. Os oes rheswm da yn achosi i hyn fod yn amhosib, byddwch yn derbyn llythyr yn esbonio’r rhesymau hynny i chi. Os ydych chi dal yn anfodlon, gallwch gyfeirio eich cwyn at Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth. Dyma fanylion cyswllt y Comisiynydd Gwybodaeth:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth - Cymru
2il Lawr
Tŷ Churchill
Rhodfa Churchill
Caerdydd
CF10 2HH

Rhif ffôn: 029 2067 8400
Rhif ffacs: 029 2067 8399
E-bost: wales@ico.org.uk


Ceir mwy o fanylion yn www.ico.gov.uk