Mae’r polisi hwn yn nodi ymagwedd Comisiynydd Pobl Hŷn Cymru (y Comisiwn) at y nifer cymharol fach o ymholwyr ac achwynwyr y bernir bod eu gweithredoedd neu eu hymddygiad yn annerbyniol.

Mae’r Comisiwn yn croesawu cysylltiadau â’n swyddfa ac mae’n anelu at ddarparu gwasanaeth sy’n hygyrch i bawb. Serch hynny, rydyn ni’n cadw’r hawl i gyfyngu neu i newid y cyfle i gael gwasanaeth gan y Comisiwn os bernir bod gweithredoedd neu ymddygiad unigolyn yn annerbyniol.

Diffinio gweithredoedd annerbyniol

Mae’r gweithredoedd sydd yn ein barn ni yn annerbyniol yn cael eu grwpio o dan y tri phennawd bras canlynol:

Ymddygiad ymosodgar neu ddifrïol

Gall hyn gynnwys anfoesgarwch, bygwth, trais corfforol, sarhad personol ar lafar, sylwadau difrïol a honiadau di-sail. Mae hefyd yn cynnwys unrhyw ymddygiad neu iaith arall (ar lafar neu mewn ysgrifen) a allai beri bod y staff yn teimlo ofn, bygythiad neu sarhad.

Gofynion afresymol

Gall hyn gynnwys unrhyw weithred neu ymddygiad sy’n gosod galwadau afresymol ar adnoddau’r Comisiwn, megis cymryd gormod o amser y staff er anfantais i unigolion neu swyddogaethau eraill. Er enghraifft, mynnu ymateb o fewn amserlen afresymol, galwadau ffôn neu lythyrau di-baid, newid sylwedd ymholiad neu gŵyn o hyd neu godi pryderon amherthnasol.

Cyndynnu’n afresymol

Mae hyn yn gallu cynnwys dal ati o hyd i wrthod derbyn penderfyniad a wnaed ar gŵyn neu ymholiad, gwrthod â derbyn esboniadau ar yr hyn y gall neu na all y Comisiwn ei wneud a dal i fynd ar ôl mater heb gynnig gwybodaeth newydd. Bernir bod gweithredoedd ymholwyr neu achwynwyr cyndyn yn annerbyniol pan fyddan nhw’n cymryd yr hyn sydd ym marn y Comisiwn yn ormod o amser ac adnoddau gan amharu ar allu’r Comisiwn i ddarparu gwasanaeth i bobl eraill.

Rheoli gweithredoedd annerbyniol

Pan fyddwn ni o’r farn bod ymddygiad unigolyn yn annerbyniol, byddwn yn dweud wrtho pam mae’r ymddygiad yn annerbyniol inni gan ofyn iddo newid yr ymddygiad. Os bydd yr ymddygiad annerbyniol yn parhau, byddwn yn cymryd camau i gyfyngu ar gysylltiadau’r unigolyn â’n swyddfa ni.

Mae gan staff y Comisiwn a fydd yn cael profiad uniongyrchol o ymddygiad annerbyniol awdurdod i ddelio ar unwaith â’r ymddygiad mewn modd sydd yn eu barn nhw yn briodol yn unol â’r polisi hwn.

Ac eithrio penderfyniadau o’r fath sy’n cael eu cymryd yn y fan a’r lle pan fydd rhywbeth yn digwydd, bydd y penderfyniad i gyfyngu ar y mynediad i’n swyddfa yn cael ei gymryd gan aelod o’r staff ar lefel reoli. Bydd unrhyw gyfyngiadau yn briodol ac yn gymesur.

Dyma’r opsiynau sy’n fwyaf tebyg o gael eu hystyried:

·        gofyn i’r unigolyn gysylltu ar ffurf benodol (er enghraifft, llythyrau neu e-bost yn unig);

·        ei gwneud yn ofynnol i’r unigolyn gysylltu â swyddog wedi’i enwi;

·        cyfyngu galwadau ffôn i ddyddiau ac amserau penodedig;

·        gofyn i’r unigolyn wneud cytundeb ynghylch ei ymddygiad; a/neu

·        ei gwneud yn ofynnol i’r unigolyn gysylltu drwy drydydd parti yn y dyfodol.

Ym mhob achos byddwn yn ysgrifennu i ddweud wrth yr unigolyn fod ei ymddygiad yn annerbyniol, pa gamau rydyn ni’n eu cymryd ac am faint o amser y bydd y camau’n parhau. Byddwn yn dweud wrth yr unigolyn hefyd sut y gall herio’r penderfyniad os yw’n anghytuno.

Achosion lle y gallen ni roi’r gorau i gysylltu ag ymholwyr neu achwynwyr

Os bydd unigolyn yn parhau i gysylltu â ni ar ôl i’w ymholiad neu ei gŵyn gael ei gau, fe allen ni benderfynu rhoi’r gorau i gysylltu â’r unigolyn hwnnw. Mewn achosion o’r fath, byddwn yn darllen yr holl ohebiaeth oddi wrth yr unigolyn, ond oni bai bod yna dystiolaeth newydd sy’n effeithio ar ein penderfyniad ar yr achos penodol byddwn yn ei chydnabod a’i gosod ar y ffeil gan nodi nad oes camau pellach i’w cymryd. Bydd ymholiadau neu gwynion newydd gan unigolion sy’n dod o dan y polisi hwn ar weithredoedd annerbyniol yn sgil eu cyndynrwydd annerbyniol yn cael eu trin ar sail eu rhagoriaethau.

Mae bygwth neu ddefnyddio trais corfforol, sarhad llafar neu aflonyddu tuag at staff y Comisiwn yn debyg o arwain at roi’r gorau i bob cysylltiad uniongyrchol â’r unigolyn a rhoi’r gorau i unrhyw ymchwiliad i’w ymholiad neu ei gŵyn. Gellir rhoi gwybod am ddigwyddiadau i’r heddlu, ac fe fydd hynny’n digwydd bob tro os bydd yna drais corfforol neu fygythiad o drais corfforol.

Apelio yn erbyn penderfyniad i gyfyngu ar gysylltiadau

Caiff unigolyn apelio yn erbyn penderfyniad sy’n cael ei wneud gan un o staff y Comisiwn i gyfyngu ar gysylltiadau. Uwch-aelod o’r staff nad oedd yn rhan o’r penderfyniad gwreiddiol fydd yn pwyso a mesur yr apêl. Bydd yn rhoi gwybod mewn ysgrifen i’r unigolyn naill ai bod y trefniadau ar gyfer cysylltiadau cyfyngedig yn dal yn gymwys neu y cytunwyd ar ddull gweithredu gwahanol. Os oes penderfyniad i gyfyngu ar gysylltiadau wedi’i gymryd gan y Comisiynydd neu wedi’i ategu ganddi, mae’r penderfyniad hwnnw yn derfynol.

Cofnodi ac adolygu penderfyniad i gyfyngu ar gysylltiadau

Mae’r Comisiwn yn cofnodi pob digwyddiad o ymddygiad annerbyniol gan unigolion. Os penderfynir cyfyngu ar gysylltiadau, bydd cofnod i ddynodi hynny’n cael ei osod ar y cofnodion perthnasol.

Gall penderfyniad i gyfyngu ar gysylltiadau gael ei ystyried os bydd unigolyn yn dangos ymagwedd fwy derbyniol. Bydd y Dirprwy Gomisiynydd yn mynd ati’n rheolaidd i adolygu statws pob ymholwr neu achwynydd y cyfyngwyd ar eu trefniadau cysylltu.

Atodiad A – Terfynu galwadau ffôn difrïol

Mae’r Comisiwn yn disgwyl i’r staff fod yn gwrtais i bawb y maen nhw’n gweithio gyda nhw ac yn disgwyl iddyn nhw hefyd gael y parch sy’n ddyladwy.

Beth yw galwad ffôn ddifrïol?

Mae bod yn anfoesgar, bygythiadau, sylwadau personol difrïol, honiadau di-sail a gweiddi i gyd yn gallu bod yn ymddygiad difrïol ar y ffôn. Mae hyn yn cynnwys hefyd unrhyw ymddygiad neu iaith arall sy’n peri i’r aelod penodol o’r staff deimlo ofn, bygythiad neu sarhad.

Dull tri cham

Mae’r Comisiwn wedi mabwysiadu dull tri cham i alluogi staff y Comisiwn i reoli galwad ffôn ddifrïol mewn modd priodol:

Yr ymddygiad difrïol cyntaf: rhoi gwybod i’r unigolyn y bernir bod ei ymddygiad yn ddifrïol, gan roi cyfle i’r unigolyn newid ei ymddygiad.

Yr ail ymddygiad difrïol: ailadrodd y rhybudd uchod a rhoi gwybod i’r unigolyn y bydd yr alwad ffôn yn cael ei therfynu os bydd yr ymddygiad difrïol yn parhau.

Y trydydd ymddygiad difrïol: rhoi gwybod i’r unigolyn bod yr alwad ffôn yn cael ei therfynu, a rhoi’r gorau iddi.

Sylwch – mewn achosion eithriadol, er enghraifft bygwth trais, mae gan y staff hawl i derfynu’r alwad ar unwaith os byddai hynny’n ymateb cymesur.

Y camau nesaf

Cyfeirio’r mater at eich rheolwr llinell a fydd yn ystyried yr opsiynau ar gyfer cyfyngu ar gysylltiadau yn y dyfodol/rhoi gwybod am y digwyddiad yn unol â’r polisi hwn.