Hysbysiad Preifatrwydd

Cyflwyniad

Mae’r Hysbysiad Preifatrwydd yn dweud beth i’w ddisgwyl pan fydd y Comisiynydd Pobl Hŷn (y Comisiynydd) yn casglu, defnyddio, datgelu, trosglwyddo a storio eich gwybodaeth bersonol.

Darllenwch yr hysbysiad hwn yn ofalus er mwyn deall sut byddwn ni’n defnyddio eich gwybodaeth bersonol.

1. Pa wybodaeth y gallwn ni ei chasglu amdanoch chi

Mae’r wybodaeth rydyn ni'n ei chasglu amdanoch chi yn dibynnu ar y rheswm pam rydyn ni’n delio â chi. Efallai y byddwn ni'n gofyn am wybodaeth fel eich enw, cyfeiriad e-bost, cyfeiriad post, rhif ffôn cartref neu ffôn symudol, a’ch lleoliad. Weithiau byddwn ni’n gofyn i chi ddarparu gwybodaeth bersonol ychwanegol, e.e. manylion eich hanes meddygol os ydych chi'n dioddef salwch. 

Gallwn eich sicrhau mai'r unig wybodaeth y byddwn ni’n gofyn amdani yw gwybodaeth sydd ei hangen i wneud gwaith y Comisiynydd.

Efallai y byddwn ni’n casglu gwybodaeth amdanoch chi yn yr amgylchiadau canlynol:

Os ydych chi'n ein ffonio ni

Pan rydych chi’n ein ffonio ni, byddwn ni’n casglu gwybodaeth amdanoch chi. Rydyn ni'n defnyddio'r wybodaeth mewn sawl ffordd, gan gynnwys cofnodi eich galwad er mwyn rheoli'r ymholiad. Gallen ni hefyd gadw cofnod o'r alwad am resymau hyfforddiant neu fonitro. Efallai y bydd angen i ni rannu eich gwybodaeth gyda sefydliadau eraill er mwyn i ni allu delio â’ch ymholiad. Fel arfer, byddwn ni’n dweud wrthych chi os oes raid i ni drosglwyddo gwybodaeth i sefydliadau eraill.

Os ydych chi’n gofyn i'r Comisiynydd eich cynorthwyo

Rydyn ni’n dal manylion y bobl sy’n gofyn i'r Comisiynydd ddefnyddio ei phwerau i roi cymorth, fel:

  • eich rhoi mewn cysylltiad â sefydliadau sydd yn y sefyllfa orau i ddatrys eich problem;
  • ymyrryd yn uniongyrchol os ydych chi wedi cael anawsterau gyda darparwr gwasanaeth cyhoeddus na allwch eu datrys ar lefel leol; neu
  • eich cynorthwyo chi i wneud cwyn ffurfiol a monitro’r ffordd y mae eich cwyn yn cael ei thrin.
Gwybodaeth sy’n dod i ni gan bobl eraill

Mewn rhai amgylchiadau, efallai y byddwn ni’n cael gwybodaeth amdanoch chi gan rywun yr ydych chi wedi’i enwebu i weithredu ar eich rhan (er enghraifft, drwy atwrneiaeth, neu os rydych chi wedi rhoi caniatâd penodol iddyn nhw gysylltu â ni). 

2. Sut byddwn ni’n defnyddio eich gwybodaeth

Dim ond os yw’r gyfraith yn caniatáu y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth. 

Dyma enghreifftiau o ffyrdd o ddefnyddio eich gwybodaeth:

  • gan y Tîm Gwaith Achos i gysylltu â chi er mwyn delio â’ch cais a’ch cwestiynau;
  • i ganiatáu i'r Comisiynydd wneud ei gwaith;
  • fel sail ar gyfer rheoli gwaith achos y Comisiynydd; ac
  • fel rhan o gasgliad o wybodaeth (fel nad oes modd adnabod neb ohoni) i lywio swyddogaeth bolisi'r Comisiynydd drwy amlygu tueddiadau a materion sy'n dod i'r amlwg.

3. Cysylltu â chi

Byddwn ni’n defnyddio eich gwybodaeth gyswllt i anfon gwybodaeth bwysig atoch chi drwy lythyrau, negeseuon e-bost neu i’ch ffonio.

Gallwn ni hefyd ddefnyddio’r wybodaeth sydd gennym amdanoch chi i anfon copïau o’n cylchlythyrau neu fanylion gweithgareddau i sicrhau bod pobl hŷn yn gwybod beth mae’r Comisiynydd yn ei wneud a sut mae’n gwneud hynny. Gallwn ni gysylltu â chi drwy’r post neu’r e-bost, ond dim ond os ydych chi wedi cytuno i hyn. Os ydych chi’n newid eich meddwl am fod eisiau i ni gysylltu â chi fel hyn, rhowch wybod i ni (mae ein manylion cyswllt ym mharagraff 9). 

4. Rhannu Gwybodaeth â Thrydydd Partïon

Efallai y byddwn ni’n rhannu'ch gwybodaeth â:

  • darparwyr a allai ddarparu gwasanaethau ar ein rhan (er enghraifft gwasanaethau TG a gweinyddu systemau)
  • ymgynghorwyr proffesiynol, gan gynnwys cyfreithwyr ac archwilwyr sy’n darparu gwasanaethau ymgynghori, cyfreithiol neu gyfrifyddu;
  • sefydliad trydydd parti pan fo angen gwneud hynny er mwyn i'r Comisiynydd wneud ei gwaith. Yn yr amgylchiadau hyn, byddwn ni’n dweud wrthych chi pwy yw’r trydydd parti a pham mae angen i ni rannu'r wybodaeth.

Fel arall, ni fyddwn ni'n rhannu eich gwybodaeth gyda thrydydd parti oni bai:

  • ein bod ni wedi cael caniatâd gennych chi i wneud hynny; neu
  • mae’n ofynnol i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith.

5. Sail gyfreithiol y Comisiynydd dros gasglu, dal a defnyddio eich gwybodaeth

Mae deddfau diogelu data yn nodi amryw o seiliau cyfreithlon sy’n caniatáu i’r Comisiynydd gasglu, dal a defnyddio eich gwybodaeth bersonol:

  • Caniatáu i'r Comisiynydd wneud ei gwaith yn unol â’i swyddogaethau fel y diffinnir yn Neddf Comisiynydd Pobl Hŷn (Cymru) 2006;
  • Pan fo rhwymedigaeth gyfreithiol neu reoleiddiol ar y Comisiynydd;
  • Pan fo raid er lles cyfreithlon i'r Comisiynydd. Ni fyddwn yn gwneud hynny os yw'r lles yn cael ei drechu gan les a hawliau neu ryddidau sylfaenol yr unigolion dan sylw;
  • Weithiau, byddwn ni’n defnyddio eich data personol ar sail eich cydsyniad. Byddwn ni bob amser yn dweud os felly y mae, a byddwn ni'n gofyn i chi gytuno cyn i ni brosesu eich gwybodaeth.

6. Diogeledd a storio

Ni fyddwn yn trosglwyddo eich gwybodaeth y tu allan i'r Ardal Economaidd Ewropeaidd.

Byddwn ni’n cymryd pob cam rhesymol i sicrhau bod eich data'n cael ei drin yn ddiogel ac yn unol â'r polisi preifatrwydd hwn.

Am faint y byddwn yn cadw eich gwybodaeth

Dim ond cyhyd ag y bo angen i ni wneud hynny i gyflawni’r pwrpas roeddem wedi casglu'r wybodaeth ar ei gyfer y byddwn yn cadw eich gwybodaeth, gan gynnwys at ddibenion bodloni unrhyw ofynion cyfreithiol, cyfrifyddu neu adrodd.

Os ydych chi wedi cysylltu â ni gyda chais neu gwestiwn, fe fyddwn ni, oni bai ein bod yn defnyddio ein pwerau statudol fel y maen nhw wedi'u nodi isod, yn cadw eich manylion am gyfnod o 5 mlynedd ar ôl y dyddiad pryd byddwn ni wedi terfynu'r mater perthnasol.

Os ydyn ni'n defnyddio ein pwerau statudol o dan adran 3 (Adolygiad o sut rydym yn cyflawni ein swyddogaethau) neu adran 5 (adolygiad o'n trefniadau), o dan Ddeddf Comisiynydd Pobl Hŷn (Cymru) 2006, byddwn yn cadw eich manylion am byth.

7. Eich hawliau

O dan ddeddfau diogelu data, mae gennych chi hawliau mewn cysylltiad â'ch gwybodaeth. Mae gennych chi hawl i ofyn i ni am gopi o'r wybodaeth sydd gennym ni amdanoch chi.

Hefyd, mae gennych chi hawliau ychwanegol i ofyn i ni wneud y canlynol:

  • cywiro unrhyw wybodaeth anghywir sydd gennym amdanoch chi
  • dileu eich gwybodaeth
  • rhoi'r gorau i ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol i rai dibenion
  • darparu eich gwybodaeth i chi ar ffurf y mae modd ei chludo

Mae llawer o’r hawliau uchod yn gyfyngedig i rai amgylchiadau penodol, ac efallai na fyddwn ni’n gallu cydymffurfio â’ch cais.  Byddwn ni’n dweud wrthych chi os felly y mae hi.

Os ydych chi’n gwneud cais, bydd angen i chi brofi pwy ydych chi gyda 2 ddarn o wybodaeth cymeradwy (fel pasbort a bil cyfleustodau sydd ddim hŷn na 3 mis). Cyn gynted ag y byddwn ni wedi cael y rhain, ein nod yw ymateb i chi o fewn mis. 

Fel arfer, nid ydym yn codi ffi arnoch am ddelio â'ch cais am gopi o'ch gwybodaeth bersonol. Mewn rhai amgylchiadau, efallai y bydd y gyfraith yn caniatáu i ni godi ffi. Byddwn ni’n dweud wrthych chi os mai felly y mae hi pan fyddwch chi’n gwneud y cais. 

Os ydych chi am arfer unrhyw rai o'ch hawliau, cysylltwch â'r Swyddog Diogelu Data (mae'r manylion cyswllt isod).

8. Cysylltu â ni

Os oes gennych chi unrhyw gwestiynau neu sylwadau i'w gwneud am yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn, cysylltwch â’n Swyddog Diogelu Data (manylion isod). 

Ysgrifennwch at:

Swyddog Diogelu Data
Comisiynydd Pobl Hŷn Cymru
Adeiladau Cambrian
Sgwâr Mount Stuart
Caerdydd
CF10 5FL

E-bost: ask@olderpeoplewales.com

Ffôn: 03442 640 670

Os nad ydyn ni'n gallu datrys eich cwyn, mae gennych chi hawl i gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, sef y rheoleiddiwr statudol ar gyfer materion sy'n ymwneud â diogelu data.  I gysylltu â'r Comisiynydd Gwybodaeth, ewch i https://ico.org.uk/concerns/. 

9. Newidiadau i’r hysbysiad preifatrwydd hwn

Rydyn ni'n adolygu ein polisi preifatrwydd yn rheolaidd, a byddwn ni’n rhoi unrhyw ddiweddariadau ar y dudalen hon.