Hysbysiad Preifatrwydd
Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn sôn am beth i’w ddisgwyl pan fydd y Comisiynydd Pobl Hŷn yn casglu’ch gwybodaeth bersonol. Mae’n gymwys i wybodaeth y byddwn yn ei chasglu ynghylch:
· Pobl sy’n cysylltu â ni (ymholiadau, ceisiadau am wybodaeth a chyngor, unigolion sy’n gofyn am gymorth neu archwiliad)
· Ymwelwyr â’n gwefan
· Defnyddwyr gwasanaethau (unigolion sy’n tanysgrifio i’n he-fwletin)
· Ymgeiswyr am swyddi a gweithwyr y Comisiwn
Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn sôn hefyd am sut y gallwch gyrchu’r wybodaeth amcanoch sydd gennyn ni (Sut i gyrchu’ch gwybodaeth bersonol).
Pobl sy’n cysylltu â ni
Pan gawn ni ymholiad neu gais am wybodaeth neu gyngor, mae angen inni gasglu manylion am yr ymholwr ac unrhyw unigolion eraill sy’n rhan o’r ymholiad. Byddwn yn defnyddio’r wybodaeth bersonol y byddwn yn ei chasglu i brosesu’r ymholiad ac i roi ymateb priodol. Byddwn yn ei defnyddio hefyd i bwyso a mesur lefel y gwasanaeth rydyn ni’n ei rhoi.
Byddwn yn cadw gwybodaeth bersonol yn unol â’n polisi cadw. Caiff ei chadw mewn amgylchedd diogel a chyfyngir ar y cyfle i’w gweld.
Rydyn ni’n llunio ac yn cyhoeddi data ystadegol at ddibenion monitro ac adolygu ond nid ar ffurf sy’n adnabod neb.
Datgelu gwybodaeth bersonol
Gan amlaf fyddwn ni ddim yn trosglwyddo dim o’ch gwybodaeth bersonol i sefydliadau eraill (er enghraifft, cyfeirio’ch achos at asiantaeth allanol briodol i gael cymorth) oni bai eich bod chi wedi rhoi caniatâd inni wneud hynny. Parchu cydsyniad yr unigolyn i ddatgelu gwybodaeth i sefydliadau eraill fydd y peth pwysicaf bob tro.
Rydyn ni wrthi’n datblygu Memoranda Cyd-ddealltwriaeth a chytundebau anffurfiol gyda sefydliadau eraill ar lefel y gwasanaeth i fod yn sail ar gyfer gwaith cydweithredol a rhannu gwybodaeth effeithiol.
Mae yna amgylchiadau, cyfyng eu diffiniad, lle y bydden ni’n trosglwyddo gwybodaeth bersonol heb gydsyniad, er enghraifft i atal ac i ddatrys troseddau.
I gael rhagor o fanylion am sut y caiff yr wybodaeth a rowch ei defnyddio, ffoniwch ein Rheolwr Gwybodaeth ac Ymholiadau ar 08442 640670.
Ymwelwyr â’n gwefan
Mae gwybodaeth personol yn cael ei gasglu trwy’r opsiwn tanysgrifiad ebost ar y wefan i pobl sydd yn dymuno i tanysgrifio i ein e-bwletin. Mae’r gwybodaeth sydd yn cael ei gasglu dim ond yn cael ei ddefnyddio i yrru copi o pob e-bwletin sydd yn cael ei gyhoeddi. Hyn yw’r unig ffordd yr ydym yn casglu gwybodaeth personol trwy ein gwefan. Rydyn ni’n defnyddio Google Analytics i helpu i ddadansoddi sut mae’n gwefan yn cael ei ddefnyddio.
Mae hyn yn casglu gwybodaeth safonol o gofnod y rhyngrwyd a gwybodaeth am ymddygiad ymwelwyr ar ffurf ddienw. Mae’r wybodaeth hon yn cael ei defnyddio wedyn i gloriannu sut mae ymwelwyr yn defnyddio’r wefan ac i lunio adroddiadau ystadegol i’r Comisiwn am y gweithgarwch ar y wefan.
Defnyddwyr gwasanaethau
Mae’r Comisiwn yn cynnig amryw o wasanaethau, er enghraifft rydyn ni’n dosbarthu e-fwletin. Mae’n rhaid inni gadw manylion y bobl sydd wedi gofyn am y gwasanaeth er mwyn ei roi. Pan fydd pobl yn tanysgrifio i’n gwasanaethau, maen nhw’n cael canslo’u tanysgrifiad unrhyw bryd ac mae ffordd hawdd i wneud hynny’n cael ei chynnig.
Ymgeiswyr am swydd a gweithwyr y Comisiwn
Pan fydd unigolion yn gwneud cais am waith yn y Comisiwn, dim ond i brosesu eu cais ac i fonitro ystadegau recriwtio y defnyddiwn yr wybodaeth y maen nhw’n ei rhoi.
Bydd gwybodaeth bersonol am ymgeiswyr aflwyddiannus yn cael ei chadw am chwe mis ar ôl i’r ymarfer recriwtio ddod i ben, ac wedyn caiff ei dinistrio neu ei dileu.
Pan fydd unigolyn wedi ymgymryd â chyflogaeth gyda’r Comisiwn, byddwn yn llunio ffeil ynglŷn â’i gyflogaeth. Bydd yr wybodaeth yn y ffeil yn cael ei chadw’n ddiogel a dim ond at ddibenion sy’n uniongyrchol gysylltiedig â chyflogaeth y person hwnnw y caiff ei defnyddio. Pan fydd ei gyflogaeth gyda’r Comisiwn wedi dod i ben, byddwn yn cadw’r ffeil yn unol â’n hamserlenni cadw ac wedyn caiff yr wybodaeth ei dinistrio neu ei dileu.
Sut i gyrchu’ch gwybodaeth bersonol
Mae gennych chi hawl i ofyn am gopi o’r wybodaeth amdanoch sydd gennyn ni (er enghraifft cofnodion o unrhyw ohebiaeth rydych chi wedi’i hanfon aton ni). Yr enw ar hyn yw ‘cais testun am weld gwybodaeth’ o dan Ddeddf Diogelu Data 1998. Byddwn yn codi tâl o £10 am ddelio â chais testun am weld gwybodaeth.
Os hoffech chi gael copi o rywfaint neu’r cyfan o’ch gwybodaeth bersonol, gwnewch eich cais mewn ysgrifen i’r cyfeiriad neu’r cyfeiriad e-bost isod (gweler Sut i gysylltu â ni isod). Cofiwch gynnwys eich enw a’ch cyfeiriad ac unrhyw wybodaeth arall i helpu i’ch adnabod chi a’r wybodaeth y mae arnoch ei hangen.
I ddechrau prosesu’ch cais, bydd arnon ni angen prawf i ddangos pwy ydych chi (er enghraifft, copi o fil cyfleustod) a’r ffi o £10.
Byddwn yn rhoi ymateb ichi o fewn 40 diwrnod ar ôl cael y ffi a’r holl wybodaeth sy’n angenrheidiol i’n helpu i ddod o hyd i’ch cofnodion.
Rydyn ni am sicrhau bod eich gwybodaeth bersonol yn gywir ac yn gyfoes. Cewch ofyn inni gywiro neu ddileu gwybodaeth sydd yn eich barn chi’n anghywir.
Dolenni cyswllt â gwefannau eraill
Mae’r wefan hon yn cynnwys dolenni sy’n cysylltu â gwefannau eraill. I’r wefan hon yn unig y mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn gymwys, felly wrth ichi gysylltu â gwefannau eraill dylech ddarllen eu polisïau preifatrwydd nhw.
Newidiadau i’r hysbysiad preifatrwydd hwn
Rydyn ni’n cadw golwg ar ein polisi preifatrwydd yn gyson a byddwn yn gosod unrhyw ddiweddariadau ar y tudalen hwn.
Sut i gysylltu â ni
Ysgrifennwch at:
Comisiynydd Pobl Hŷn Cymru
Adeiladau Cambrian
Sgwâr Mount Stuart
Caerdydd
CF10 5FL
Neu e-bostiwch: gofyn@olderpeoplewales.com
Neu ffoniwch: 08442 640670